LRT Sumsel Gelar Sosialisasi Pengelolaan Kearsipan: Penting untuk Keteraturan dan Catatan Sejarah Instansi

24-10-2024 / 337 Views

 

PALEMBANG – LRT Sumatera Selatan (LRT Sumsel) mengadakan kegiatan sosialisasi pengelolaan kearsipan untuk memperkuat tata kelola dokumen dan arsip di lingkungan instansi. Acara yang berlangsung di Hotel Novotel, Kamis (24/10) itu dihadiri staf dan karyawan LRT Sumsel, khususnya di bidang pengelolaan arsip.

”Kegiatan ini diharapkan dapat memberikan pemahaman lebih dalam tentang pentingnya pengelolaan arsip yang efektif, tidak hanya untuk keteraturan administrasi tetapi juga sebagai catatan sejarah berharga bagi perusahaan,” kata Kepala Sub Bagian Keuangan dan Umum Haris Farizi saat membuka kegiatan.

Haris mengatakan, pengelolaan kearsipan merupakan bagian yang tak terpisahkan dari administrasi perkantoran. ”Misalnya dalam persuratan, saya pikir belum sepenuhnya tepat. Masih terdapat beberapa kesalahan. Oleh karena itu, kami butuh masukan mendalam terkait kerasipan ini,” katanya.

Sementara itu, Ahli Muda Arsiparis Kantor Pusat Arsip Kementerian Perhubungan Adityo Wibowo dalam paparannya menekankan pentingnya arsip sebagai tulang punggung administrasi. ”Tujuan nya mempermudah proses pengambilan keputusan, menjaga jejak kebijakan, dan memperkuat kepercayaan publik terhadap institusi,” katanya.

Pengelolaan arsip yang terstruktur, kata dia, bukan hanya menjaga keteraturan dan efisiensi, tetapi juga berfungsi sebagai catatan sejarah yang mencerminkan perjalanan serta prestasi instansi. ”Arsip yang dikelola dengan baik akan memudahkan akses data dan informasi di masa mendatang,” jelasnya.

Materi yang disampaikan mencakup tata kelola arsip sesuai standar nasional, metode pengarsipan berbasis digital, serta cara menjaga kualitas dokumen agar tetap dapat diakses dalam jangka panjang. Selain itu, narasumber menyoroti pentingnya setiap instansi, termasuk LRT Sumsel, untuk menyadari bahwa arsip adalah bagian penting dari identitas perusahaan yang merekam perjalanannya dari waktu ke waktu.

Oleh karena itu, komitmen instansi untuk terus memperbaiki pengelolaan arsip merupakan hal penting di era digital seperti sekarang. “Kami sadar bahwa arsip adalah fondasi penting dalam menciptakan keteraturan, efisiensi, dan catatan yang utuh tentang perjalanan LRT Sumsel. Dengan kearsipan yang baik, kami dapat menjaga catatan yang akurat dan bermanfaat bagi pengembangan perusahaan di masa depan,” ujarnya.

Sementara itu, salah satu peserta M Mizan menerangkan cukup senang dengan adanya kegiatan pengelolaan arsip tersebut. ”Jadi tahu selama ini apa saja yang belum tepat, dan yang perlu diperbaiki,” tuturnya. Di bagian lain, materi yang disampaikan juga interaktif.

”Kami berdikuski. Kami juga mendapatkan pelatihan singkat tentang menulis penyuratan yang lengkap dan tepat,” katanya. Setelah itu, peserta juga dibekali cara menyimpan arsip sebagai database instansi untuk digunakan di masa mendatang.