Palembang - Balai Pengelola Kereta Api Ringan Sumatera Selatan (LRT Sumsel) menggelar kegiatan sosialisasi tata kelola naskah dan kearsipan sesuai dengan Keputusan Menteri Perhubungan (KM) No. 41 Tahun 2024. Acara ini berlangsung selama tiga hari, dari 23 hingga 25 Oktober 2024, di Hotel Novotel Palembang. Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan pemahaman dan keterampilan pegawai LRT Sumsel dalam pengelolaan arsip dan naskah sesuai dengan standar terbaru yang ditetapkan pemerintah.

Sebagai narasumber, hadir dua ahli kearsipan dari Biro Umum Kementerian Perhubungan, yaitu Bapak Adityo Wibowo, Arsiparis Ahli Muda dari Tim Persuratan, dan Bapak Wawan Ismanto, Arsiparis Mahir dari Tim Record Center Soreang. Keduanya memberikan panduan serta pelatihan praktis kepada peserta mengenai tata kelola arsip yang efektif dan sistematis untuk mendukung kelancaran administrasi dan tata kelola dokumen di LRT Sumsel.

Sosialisasi ini memberikan wawasan kepada peserta tentang kebijakan-kebijakan terbaru dalam pengelolaan arsip, terutama yang terkait dengan regulasi yang tercantum dalam KM 41 Tahun 2024. Peserta sosialisasi yang berasal dari berbagai divisi di lingkungan LRT Sumsel mengikuti sesi ini dengan antusias, karena materi yang disampaikan sangat relevan dengan kebutuhan administrasi sehari-hari mereka.

Pada hari pertama, Adityo Wibowo menjelaskan dasar-dasar pengelolaan arsip dan naskah yang mencakup klasifikasi, penyimpanan, dan pemusnahan dokumen sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Ia menekankan pentingnya kesadaran akan tata kelola yang benar dalam menciptakan dokumentasi yang tertib dan efisien. "Pengelolaan arsip yang sistematis membantu kita dalam menjaga integritas data serta memudahkan pencarian informasi yang dibutuhkan di masa mendatang," jelas Adityo.

Di hari kedua, Wawan Ismanto memaparkan secara rinci mengenai pentingnya pusat penyimpanan arsip atau record center dalam menunjang efisiensi organisasi. Beliau menjelaskan bahwa arsip yang dikelola dengan baik bukan hanya mempermudah akses informasi, tetapi juga menjadi dasar dalam pengambilan keputusan yang tepat. "Record center menjadi penting dalam menjaga arsip yang memiliki nilai guna tinggi serta menjamin ketersediaan informasi yang dibutuhkan secara cepat dan tepat waktu," ujarnya.

Selain pemaparan materi, kegiatan ini juga disertai dengan sesi diskusi dan simulasi, di mana peserta diberikan kesempatan untuk berlatih langsung dalam pengelolaan arsip. Peserta diajak untuk memahami proses klasifikasi dokumen, penataan arsip berdasarkan kategori, hingga cara-cara penyimpanan yang benar guna mencegah kerusakan fisik dokumen.

Pada sesi terakhir di hari ketiga, dilakukan evaluasi dan tanya jawab, di mana para peserta menyampaikan pertanyaan seputar kendala yang mereka hadapi dalam pengelolaan arsip di lingkungan kerja masing-masing. Para narasumber memberikan solusi dan tips praktis yang bisa diterapkan untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam mengelola dokumen.

Melalui sosialisasi ini, diharapkan seluruh pegawai LRT Sumsel semakin memahami pentingnya tata kelola arsip yang efektif dan sesuai standar. Pengelolaan arsip yang tertib dan sistematis tidak hanya memudahkan pencarian dokumen, tetapi juga mendukung akuntabilitas organisasi dalam melayani masyarakat. Sosialisasi tata kelola naskah dan kearsipan ini menjadi langkah penting bagi LRT Sumsel dalam upaya meningkatkan kualitas administrasi internal yang mendukung pelayanan publik.

Kegiatan ini ditutup dengan harapan bahwa pengetahuan yang diperoleh dari sosialisasi dapat diterapkan dalam operasional sehari-hari. LRT Sumsel berkomitmen untuk terus melakukan pembenahan dalam hal administrasi dan pengelolaan arsip sesuai regulasi yang berlaku, guna menunjang visi dan misi organisasi dalam memberikan pelayanan terbaik kepada masyarakat Sumatera Selatan.