Bandung (22/5) - Direktorat Prasarana Perkeretaapian mulai menunjukkan keseriusan dalam penataan dan pengelolaan arsip unit kerja. Diawali dengan kegiatan kunjungan ke pusat arsip Kementerian Perhubungan di Soreang, Jawa Barat pada 20 Mei 2024 guna menyaksikan secara langsung proses penyimpanan dan pemeliharaan arsip di lingkungan Kementerian Perhubungan. Kunjungan tersebut cukup memberikan gambaran tentang tata cara pengarsipan dan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan arsip. 

Tidak sampai disitu saja, Direktorat Prasarana Perkeretaapian juga menyelenggarakan Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip dan Tata Kelola BMN guna memberikan pemahaman mulai dari penciptaan hingga pemeliharaan arsip. Direktorat Prasarana Perkeretaapian bekerjasama dengan ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia), Biro Umum Kementerian Perhubungan serta Sekretariat Direktorat Jenderal Perkeretaapian sebagai narasumber. 

Kasubdit Kelaikan Jalur dan Bangunan Kereta Api, Pratomo Guno Saputro mewakili Direktur Prasarana Perkeretaapian menyebut bahwa kegiatan kunjungan serta bimbingan teknis dilakukan sebagai bentuk kesadaran unit kerja akan pentingnya pengelolaan arsip dan BMN.

"Pengelolaan arsip yang baik tidak hanya penting untuk efisiensi dan efektivitas administrasi, tetapi juga untuk memastikan transparansi dan akuntabilitas di lingkungan kerja kita," tuturnya dalam pembukaan acara bimbingan teknis pengelolaan arsip dan tata kelola BMN di lingkungan Direktorat Prasarana Perkeretaapian.

Arsip menjadi penting untuk diperhatikan pengelolaannya agar dapat dimanfaatkan untuk berbagai keperluan, baik untuk kepentingan sejarah, penelitian, maupun sebagai alat bukti hukum.

"Kegiatan ini merupakan wujud komitmen kita untuk meningkatkan kualitas tata kelola arsip dan BMN yang lebih baik dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku," imbuhnya.

Menyambut baik kegiatan tersebut, Susanti selaku narasumber dari Arsip Nasional Republik    Indonesia (ANRI) menjelaskan bahwa arsip adalah hal yang tidak bisa dipandang sebelah mata, karena jika tidak dikelola dengan baik akan merugikan unit kerja itu sendiri. 

"Arsip ini sebenarnya gampang-sampang susah. Tantangan adalah bagaimana cara mengelola arsip yang baik sehingga nantinya kalau diperlukan mudah untuk ditemukan," terangnya.

Selanjutnya Susanti menegaskan bahwa sadar tertib arsip memerlukan komitmen bersama, mulai dari penciptaan, pemeliharaan hingga pemindahan, tentu disertai dengan pemahaman akan aturan yang ada. Sebagai lembaga kearsipan, ANRI juga menghimbau setiap unit kerja untuk dapat menjaga keotentikan/ keaslian dokumen sehingga dapat dimanfaatkan di kemudian hari sebagai bahan rujukan ataupun penelitian. 

"Kita tidak bisa mengelola arsip dengan baik kalau kita tidak tahu aturannya. Kita harus bekerjasama sehingga harapannya semua dapat melakukan pengarsipan sesuai aturan, dan ANRI berperan sebagai pengawas dalam pengelolaan arsip"

Selain praktik pengarsipan, dalam kegiatan tersebut juga disampaikan materi tentang tata naskah kedinasan sebagai awal proses penciptaan arsip. Materi tersebut disampaikan oleh Adityo Wibowo dari Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Perhubungan. Selain itu Artha Eka Wijaya dari Sekretariat Direktorat Jenderal Perkeretaapian juga menyampaikan materi tentang tata kelola BMN. (DPP)