Bogor – Instansi Pemerintah di era modern dituntut untuk mengembangkan sistem kerja institusinya ke arah tata kelola pemerintahan yang baik (good governance). Sejak diterbitkannya Undang-undang Nomor 1 tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara, penyelenggara pemerintah mulai terbuka dengan pola pengelolaan berbasis sistem pengendalian intern. Beberapa tahun kemudian perangkat hukum tersebut diperkuat dengan diterbitkannya Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah. Di era sekarang, pengelolaan SPIP akan lebih berorientasi pada pemahaman aparatur sipil negara.

Sejak beberapa tahun Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) mulai diterapkan di lingkungan Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah, seluruh instansi pemerintah mulai melakukan penerapan pada proses kerja yang dilakukan. Sementara itu awal tahun 2023 merupakan kesempatan untuk melakukan evaluasi pelaksanaan SPIP Tahun 2022 di lingkungan Direktorat Jenderal Perkeretaapian, Kementerian Perhubungan Republik Indonesia. Balai Perawatan Perkeretaapian pun tidak melewatkan kesempatan tersebut dengan turut hadir pada agenda Rapat Koordinasi pengelolaan SPIP dan Manajemen Risiko Tahun 2023 di Bogor, Jawa Barat, pada Selasa (14/02/2023).

Selain untuk mengevaluasi pelaksanaan SPIP Tahun 2022, agenda tersebut membahas juga rencana pelaksanaan penilaian maturitas SPIP Tahun 2023.

Evaluasi SPIP Tahun 2022 dipaparkan oleh Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) di depan peserta Rakor yang dihadiri oleh perwakilan seluruh UPT/Balai di lingkungan Ditjen Perkeretaapian. Dari data yang dipaparkan, ada angka koreksi dari hasil evaluasi yang dilakukan oleh BPKP terhadap hasil Penilaian Mandiri dan Penjaminan Kualitas hasil pengukuran tim Kementerian Perhubungan. Sedikitnya ada selisih angka 0,1 poin.

Walaupun nilai yang dievaluasi adalah hasil pengelolaan SPIP di tingkat Kementerian/Lembaga untuk Kementerian Perhubungan, namun hal tersebut dapat memberikan gambaran tingkat penerapan SPIP di level Eselon 1 dalam hal ini Ditjen Perkeretaapian dan Unit Kerja di dalamnnya, termasuk Balai Perawatan Perkeretapian. Hal tersebut diungkapkan oleh Bambang Kusdinarso, Auditor Madya Direktorat Pengawasan Bidang Infrastruktur Tata Ruang dan Perhubungan, Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan.

“Ini adalah hasil evaluasi SPIP Kementerian Perhubungan Tahun 2022, hasil untuk Eselon 1 rata-rata sama, sehingga secara umum dapat menggambarkan penerapan SPIP unit kerja di bawah lingkungan Kemenhub”, jelas Bambang.

Evaluasi dilakukan BPKP terhadap elemen penerapan SPIP, meliputi unsur Penerapan Tujuan, Struktur dan Proses, Pencapaian Tujuan SPIP yang kemudian ketiga unsur tersebut menjadi himpunan nilai maturitas SPIP. Selain itu pada nilai MRI (Indeks Penerapan Manajemen Risiko), nilai IEPK (Indeks Efektivitas Pencegahan Korupsi), dan juga nilai Kapabilitas APIP (Aparat Pengawasan Intern Pemerintah).

Koreksi nilai terjadi pada unsur Struktur dan Proses yang mempengaruhi nilai maturitas SPIP dan nilai MRI. Area of Improvement (AOI) dari hasil evaluasi BPKP pada unsur tersebut dijelaskan secara rinci oleh BPKP, dan secara umum disebabkan oleh faktor adanya pengurangan skor hasil review praktik pelaksanaannya di lapangan, dan penurunan skor subunsur Analisis Risiko di tingkat K/L Kementerian Perhubungan.

Pada subunsur Analisis Risiko tersebut, ada satu langkah maju yang telah dilakukan oleh Ditjen Perkeretaapian, yaitu adanya pedoman khusus pengelolaan manajemen risiko yang ditandatangani oleh Direktur Jenderal Perkeretaapian. Sementara hal koreksi lain yang berkaitan dengan risiko, adalah tentang pencatatan proses kerja yang dilakukan, yang mana hal tersebut sebenarnya telah dilakukan pada praktik pelaksanaan kerja, tapi belum tercatat secara administratif.

Balai Perawatan Perkeretaapian sebagai salah satu instansi pemerintah, pun telah mempersiapkan perangkat penilaian maturitas SPIP untuk tahun 2023. Selain sebagai tindak lanjut instruksi Ditjen Perkeretaapian, penilaian tersebut juga diharapkan memberikan wawasan untuk pengembangan SPIP di lingkungan internal Balai.

Beberapa hal menjadi langkah awal untuk persiapan penilaian maturitas SPIP, Balai telah menetapkan SK Satgas (Satuan Tugas) Penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) di lingkungan Balai Perawatan Perkeretaapian dam SK Tim Penilaian Mandiri Maturitas Penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah Terintegrasi di lingkungan Balai Perawatan Perkeretaapian, yang ditandatangani Kepala Balai Perawatan Perkeretaapian per tanggal 2 Februari 2023.

Sementara itu, finalisasi laporan penilaian risiko juga telah dilakukan dan diajukan persetujuan Kepala Balai Perawatan Perkeretaapian, dan secara paralel dilakukan analisa hasil kompilasi kuesioner survei CEE (Control Environment Evaluation) yang telah diisi oleh responden internal Balai Perawatan Perkeretaapian, yang hasilnya nanti akan memberikan potret kelemahan praktek penerapan SPIP yang telah dilakukan. Beberapa poin kelemahan tersebut kemudian akan ditindaklanjuti dengan rencana tindak perbaikan untuk memperkuat komponen tersebut.

Output rangkaian proses tersebut, berupa Laporan Penyelenggaraan SPIP sesuai Peraturan Menteri Perhubungan Nomor 25 Tahun 2018 tentang Tata Cata Penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah di Lingkungan Kementerian Perhubungan. Pelaporan tersebut berisi tentang gambaran lingkungan pengendalian unit kerja meliputi aspek man, money, material, methods dan machine. Kemudian ada unsur penilaian risiko, mulai dari identifikasi risiko, analisis risiko dan rencana tindak pengendalian. Identifikasi dan analisis risiko anak memberikan data peta risiko atau daftar rangking risiko, sementara rencana pengendalian berisi pengendalian untuk rencana perbaikan kegiatan pengendalian, perbaikan komunikasi dan informasi, serta untuk perbaikan proses pemantauannya.

Seperti prinsip continuous improvement pada pengelolaan SPIP, seluruh proses kerja dievaluasi secara berkala per indikator kinerjanya dalam satu putaran tanpa hingga. Demikian halnya dengan pendekatan yang dilakukan untuk penerapan SPIP pada institusi. Setiap tahun akan ada pendekatan baru menyesuaikan situasi aktual sesuai kebutuhan institusi pada lini masa terkini.

Kini, arah penerapan SPIP terintegrasi tahun 2023 akan lebih menekankan pemahaman pegawai pada Unit Kerja Mandiri, sebagaimana dijelaskan Nugraha Setyawidaputra, Auditor BPKP yang turut menjadi narasumber persiapan pengelolaan SPIP Tahun 2023, “sekarang SPIP terintegrasi menekankan ke pemahaman pegawai atau pelaksana tugas di unit kerja”, ungkap Nugraha. Lebih lanjut diungkapkannya, banyak alat yang dapat digunakan, layer pertama tetap pada alat dokumen.

Selanjutnya tim penilai bisa melakukan observasi dan wawancara, “wawancara bisa dilakukan contoh sederhananya dengan mengajukan pertanyaan kepada pegawai, tentang kode etik, misalkan tentang pakaian, observasi dilihat apakah setiap pagi mengenakan pakaian sesuai peraturan, bisa dilihat ada berapa pegawai yang melanggar, dan dihitung berapa persen tingkat pelanggarannya. Kemudian dilanjutkan dengan wawancara tentang pemahaman pegawai terkait ketentuan tersebut, ada peraturan kode etik pegawai, ketika diwawancara ada yang tidak tahu, itu bisa masuk unsur penilaian”, jelas Nugraha.

Sehingga penyelenggaraan SPIP pada instansi pemerintah lebih memfokuskan kondisi untuk pemahaman pegawai/pelaku yang melaksanakan tugas-tugas institusi, karena pengendalian internal melekat di diri pelakunya, tidak hanya seperti yang sudah tertulis hitam diatas putih (pedoman/kebijakan tertulis) saja, tetapi lebih lanjut, sejauh mana dapat dipahami sampai dilaksanakan di lapangan.

Melalui forum yang sama, Nugraha memaparkan framework penilaian maturitas penyelenggaraan SPIP terintegrasi, untuk penyegaran kembali dan menyamakan persepsi tim penilai maturitas SPIP di unit kerja/balai.

Penyelenggaran SPIP di lingkungan pengendalian intern pemerintah diawali dari siklus ketika Kementerian/Lembaga menyusun sasaran organisasi, yang kemudian sampai pada menentukan empat tujuan SPIP. Setelah melakukan pemantauan hasil kerja, terbentuk lingkungan pengendalian yang baru, dari lingkungan baru tersebut menjadi lingkungan pengendalian eksisting, yang kemudian akan di-upgrade kembali melalui kegiatan pemantauan, dan kembali ke proses review lagi, demikian seterusnya akan menjadi siklus tak henti. Kalau siklus tersebut sudah berjalan dengan konsisten, maka tujuan pengendalian internal sudah berjalan optimal, permasalahan apapun yang terjadi akan dapat diatasi dan tidak akan berlarut-larut, karena sudah ada semua mekanisme pengendalian dan penanganannya.

Diantara proses pengendalian tersebut, porsi Penetapan Tujuan mendapatkan bobot paling besar diantara yang lain yaitu sebesar 40% (untuk diketahui porsi Struktur dan Proses, dan Pencapaian Tujuan masing-masing memiliki bobot 30%). Bobot tersebut menunjukkan betapa keberhasilan pelaksanaan program nantinya bergantung pada perencanaan yang disusun, bila perencanaan tidak bagus, akan mempengaruhi pencapaian hasilnya nantinya.

Untuk itu proses Penetapan Tujuan harus dilakukan secara cermat, memperhatikan faktor risiko yang berpotensi dapat mengganggu proses kerja operasional nantinya. Penetapan Tujuan perlu memperhitungkan kualitas target kinerja secara spesifik namun measurable, intinya menetapkan sasaran yang baik berkualitas, indikator yang baik dan target yang baik, dengan indikator tersebut adalah achieveable, rasional untuk dicapai, tapi tidak serta-merta stagnan, dan juga tetap harus bisa meningkatkan kinerja institusi.

Pembahasan Rapat Koordinasi diselenggarakan oleh Bagian Perencanaan Ditjen Perkeretaapian, dihadiri oleh perwakilan pegawai unit kerja/Balai di bawah Ditjen Perkeretaapian. Total peserta yang terlibat dalam pembahasan mencapai tak kurang dari 50 orang peserta yang terlibat dalam pengelolaan dan penilaian maturitas SPIP. (yogo)