Soreang – Program reformasi birokrasi guna membangun transparansi dan akuntabilitas salah satunya dilakukan dengan penerapan pengelolaan kearsipan yang handal, komprehensif dan terpadu. Ketiga akronim pengelolaan kearsipan tersebut tentunya tidak dapat dilepaskan dari peran semua pihak baik di tingkat hulu sampai hilir.

Aliran arsip di tingkat hulu harus dikelola dengan baik sejak suatu dokumen dibuat, dan menjadi arsip yang kemudian diklasifikasikan dan digunakan sebagai dasar pengelolaan arsip baik dari tahap penciptaan, penggunaan dan penyimpanan, serta penyusutan arsip, sampai dokumen tersebut bergerak menuju ke hilir dan akhirnya berhenti menjadi arsip inaktif di tempat pengelolaan arsip paling akhir di suatu institusi.

Di tempat tersebut, arsip kemudian dimusnahkan sesuai masa retensi arsip atau dipindahkan ke ANRI sebagai arsip statis untuk diselamatkan dan dimanfaatkan sebagai bahan penelitian dan dokumen rujukan nasional.

Penguatan pengelolaan kearsipan di tingkat hilir tersebut, telah dilakukan Balai Perawatan Perkeretaapian (Baperka) secara konsisten sejak dua tahun yang lalu. Terakhir, agenda penataan arsip dilaksanakan Tim Kearsipan Baperka di Gedung Pusat Arsip Kementerian Perhubungan yang berada di Soreang, Jawa Barat, Kamis (4/5/2023).

Gedung Pusat Arsip Kementerian Perhubungan merupakan muara terakhir pengelolaan dan penyimpanan arsip dari seluruh Unit Pelaksana Teknis (UPT) yang berada di bawah Kementerian Perhubungan. Balai Perawatan Perkeretaapian sendiri merupakan salah satu UPT di bawah Direktorat Jenderal Perkeretaapian, Kementerian Perhubungan Republik Indonesia.

Di Gedung yang memiliki fasilitas tiga lantai tersebut, tim Baperka melakukan rangkaian pekerjaan klasifikasi terhadap arsip inaktif Balai sesuai masa retensi arsip dan menggunakan kodifikasi urut penomoran bilangan angka. Arsip yang telah terkodifikasi tersebut kemudian dimasukkan kembali ke dalam kotak kardus yang baru, dan disematkan kode identitas untuk dicatat petugas arsip, kemudian disimpan secara paripurna di fasilitas filing cabinet tahan api yang berada di di lantai dasar sebelah selatan Gedung Pusat Arsip Kementerian Perhubungan.

Arsip Balai Perawatan Perkeretaapian yang diserahkan, antara lain dokumen korespondensi lembaga, yang didominasi dokumen surat dinas, data absensi pegawai tahun 2016, notulen hasil rapat, serta dokumen kelembagaan lain dengan varian tahun 2015 s.d 2017 yang telah tercatat pada sistem arsip Balai sebelum diserahkan ke petugas Kantor Gedung Pusat Arsip Kementerian Perhubungan.

Tujuan dari klasifikasi, nantinya akan memudahkan untuk temu kembali arsip, karena arsip disusun secara logis dan rapi. Ketika ada dokumen yang dibutuhkan untuk dipertimbangkan guna dimusnahkan, bisa segera ditemukan jenis dokumennya untuk dianalisa oleh petugas dengan cepat dan mudah, karena sudah ada kode klasifikasinya. Kode klasifikasi yang digunakan Tim Baperka mengacu pada Keputusan Menteri Perhubungan Nomor KM 48 Tahun 2021 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian Perhubungan sebagai dasar dalam penomoran arsip, dasar pemberkasan, serta dasar jadwal retensi arsip.

Agenda kerja yang telah dilaksanakan Tim Kearsipan Balai Perawatan Perkeretaapian tersebut, sebagai salah satu wujud penerapan tata kelola arsip yang terintegrasi, karena masuk pada kegiatan pengelolaan arsip pada level eselon 3 di lingkungan Kementerian Perhubungan khususnya Direktorat Jenderal Perkeretaapian.

Balai Perawatan Perkeretaapian berkomitmen untuk menyelenggarakan arsip yang baik sesuai kebijakan dari Kementerian Perhubungan dan ANRI. Latar belakang pengelolaan arsip yang baik merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari tata kelola pemerintahan yang baik.

Langkah kecil tersebut, diharapkan turut menjadi bagian dari upaya untuk mendukung Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahunan (PKPKT) Tahun 2023 ANRI pada Kementerian Perhubungan.

Seperti diketahui PKPKT merupakan rencana kegiatan pengawasan kearsipan untuk jangka waktu satu tahun anggaran. Pada tahun 2023 ANRI akan melaksanakan pengawasan kearsipan terhadap 95 (sembilan puluh lima) instansi pusat meliputi Kementerian/Lembaga tingkat pusat dan Perguruan Nasional serta 34 (tiga puluh empat) Pemerintah Daerah Provinsi dan klarifikasi nilai hasil pengawasan terhadap 508 (lima ratus delapan) Kabupaten/Kota.

Sebagaimana dikutip pada laman resmi ANRI pada www.anri.go.id Kepala ANRI, Imam Gunarto menyampaikan, bahwa pengawasan kearsipan berguna untuk mengukur seberapa jauh kinerja kita dan untuk mengetahui seberapa berhasilkah penyelenggaraan kearsipan di lingkungan kita. Pengukuran kinerja tersebut berdasarkan instrumen, kriteria, dan ukuran-ukuran yang digunakan secara standar.

PKPKT dilakukan terencana setiap tahun, agar setiap instansi memiliki kesamaan visi, pandangan, gerak langkah, dan aksi dalam melakukan pengawasan kearsipan, sehingga pengawasan kearsipan bisa dilaksanakan secara tepat dan obyektif. Kearsipan tidak berdiri sendiri, kearsipan merupakan bagian dari penyelenggaraan pemerintahan, kenegaraan hingga kemasyarakatan. Sehingga untuk menilai keberhasilan kearsipan harus dinilai dari seberapa bermanfaat kearsipan itu untuk bangsa, negara, dan masyarakat.

Program ANRI tersebut sejalan dengan kebijakan pemerintah Republik Indonesia di bidang kearsipan sesuai arahan Presiden Republik Indonesia pada gelaran Malam Puncak Peringatan Hari Kearsipan Ke-50 Tahun 2021 yang lalu. Pada kesempatan tersebut, sebagaimana dikutip dari laman kompas.com, Presiden RI Joko Widodo menyebutkan di era teknologi seperti sekarang ini pengelolaan arsip harus dilakukan dengan cara-cara baru yang memanfaatkan kemajuan teknologi digital, sehingga cara-cara lama dalam pengarsipan yang tidak efisien dan lamban harus ditinggalkan.

"Tinggalkan cara-cara lama dalam pengarsipan yang pengelolaannya tidak efisien, akses yang lamban, butuh waktu lama untuk menemukannya, dan juga penyimpanan yang tersebar di mana-mana," kata Pesiden dalam tayangan YouTube Arsip Nasional RI.

Presiden menginginkan adanya inovasi pengarsipan, karena inovasi menjadi kunci kemajuan. Pembuatan layanan arsip yang cepat harus menjadi prioritas, sistem informasi pengarsipan harus dinamis agar pengarsipan bisa lebih terintegrasi efisien dan efektif. Menurut Presiden, pengelolaan arsip yang makin baik akan menjadi landasan pemerintah dalam membuat kebijakan yang tepat, selain itu menurut Presiden arsip juga menjadi cara mendokumentasikan kekayaan kebudayaan bangsa. (yogo)